Ветклиника в Красноярске: ИИ-администратор отвечает на звонки, которые раньше уходили в гудки, и сам ведёт заявки в ВетАИС

Ветклиника в Красноярске — две клиники и одна программа учёта, ВетАИС. В августе 2026 года, до запуска, в клинику позвонили 5 772 раза, и на 1 739 звонков — почти каждый третий — никто не ответил. Человек слушал гудки и клал трубку.

С сентября такие звонки принимает голосовой ИИ-администратор ВитаAI. Если за 15 секунд администраторы не взяли трубку или клиника закрыта, отвечает ИИ. За первый месяц он провёл 1 725 разговоров и оформил 686 заявок на приём — каждая сразу легла в рабочий чат клиники и в дневник ВетАИС.

ИИ не просто записывает, кто звонил. Он подбирает врача по жалобе, знает смены врачей в обеих клиниках и не переспрашивает то, что уже есть в карточке:

Клиент

Здравствуйте, у собаки третий день чешутся уши, всё время трясёт головой.

ИИ-администратор

Поняла: чешутся уши и трясёт головой — это к дерматологу. Ближайший приём дерматолога — завтра, в первой клинике. Завтра удобно?

Клиент

Да, лучше после обеда.

ИИ-администратор

Хорошо, завтра после обеда. Как зовут собаку?

Клиент

Рекс.

ИИ-администратор

Оформила заявку: Рекс, к дерматологу, завтра после обеда, первая клиника. Администратор подтвердит точное время и перезвонит. Если вы у нас впервые — возьмите паспорт, он нужен для оформления документов.

Ниша

ветеринарная клиника полного цикла

Город

Красноярск

Клиник

2

Программа учёта

ВетАИС

Запуск

сентябрь 2026

Что делает ИИ

входящие после 15 секунд гудков, нерабочее время, срочные, заявки в ВетАИС

Как было: почти каждый третий звонок без ответа

Звонок в клинику идёт через меню: человек выбирает одну из двух клиник, и звонок уходит её администраторам. Когда администраторы заняты пациентами или другими звонками, телефон звонит впустую. В нерабочее время трубку не берёт никто.

По кабинету облачной АТС клиники за август 2026 года: 5 772 входящих, без ответа — 1 739, то есть 30 %. «Без ответа» — человек слушал гудки от 44 секунд до 2 минут и положил трубку.

Как работает ИИ-администратор в клинике

1. Звонокчеловек выбирает клинику в меню, звонок идёт администраторам
2. 15 секундникто не снял трубку — отвечает ИИ; ночью — сразу
3. РазговорИИ отвечает на вопрос, подбирает врача, оформляет заявку
4. Чат и ВетАИСкарточка в MAX, строка в дневнике ВетАИС
5. Администраторподтверждает время и связывается с клиентом

Сначала — администраторы. Звонок, как и раньше, идёт администраторам выбранной клиники. Если за 15 секунд трубку никто не снял, его принимает ИИ. Порог в 15 секунд выбрали вместе с клиникой: свободный администратор успевает ответить сам.

98 % заявок — у администратора быстрее 2 минут. По каждой заявке и просьбе перезвонить администратор получает карточку в рабочий чат клиники в MAX: кто звонил, зачем, кому и когда перезвонить. За первый месяц пришло 1 090 карточек. Ни одна не потерялась.

Срочные — в первую очередь. Если звучит признак срочности — травма, кровь, не ест, одышка, — ИИ не тратит время на анкету. Он оформляет заявку с пометкой «срочно», и администратор обычно видит её в чате меньше чем через минуту (медиана — 50 секунд). Состояние животного ИИ не оценивает — это решает врач.

Ночью и до открытия — тоже. ИИ принимает звонок, оформляет заявку и ставит её в ВетАИС на время открытия — утром она у администратора первая.

Клиент

Здравствуйте, вы работаете? Кошка второй день ничего не ест, и её вырвало.

ИИ-администратор

Сейчас клиника закрыта. Передаю ваше обращение как срочное — утром администратор позвонит вам первым, как только откроемся.

Клиент

А на приём завтра можно?

ИИ-администратор

Да, заявку на приём оформила. Утром она будет у администратора первой в списке — он позвонит и скажет, когда приехать.

Просит администратора — ИИ переводит звонок в ту клинику, которую человек выбрал в меню, и обычно коротко передаёт, кто звонит и зачем. Если все администраторы на линии, в чат сразу уходит карточка «ждёт звонка» — администратор видит, кому перезвонить.

Первый месяц в цифрах

Период — 12 сентября — 11 октября 2026 года, 30 дней. Источник — журнал звонков ВитаAI и отчёт клинике за этот месяц.

9 из 10 разговоров закончились заявкой, просьбой, переводом или ответом. Ещё 685 звонков — человек положил трубку на приветствии или сказал только «алло». Звонки, где человек не сказал ни слова, по договору не оплачиваются.

Звонков до ИИ доходит больше, чем было пропущенных в августе: он отвечает уже после 15 секунд гудков, а не тогда, когда человек сдался и положил трубку, и принимает все звонки в нерабочее время.

Что ещё видно за месяц:

• Срочные — каждая десятая заявка. 74 заявки с пометкой «срочно»: травмы, кровь, отказ от еды, одышка.
• Когда клиника закрыта. 108 разговоров в нерабочее время, чаще всего утром до открытия: 87 из них закончились заявкой или сообщением администраторам.
• Выходные и утро. Больше четверти разговоров — в субботу и воскресенье. Каждый шестой — в первый час работы, когда звонят все, кто ждал открытия.
• Линия не занята. ИИ ведёт до трёх разговоров одновременно: 136 разговоров начались, пока он уже говорил с другим звонящим, и ждать никому не пришлось.

Как ИИ работает с ВетАИС

ИИ работает с ВетАИС как администратор: ещё до первой фразы знает, кто звонит, а после разговора сам кладёт заявку в дневник.

Что ИИ знает о звонящем. Поиск по всей базе клиники — десятки тысяч карточек — занимает 0,17 секунды. Примерно половину звонящих ИИ узнаёт: видит имя владельца, питомцев и ближайшую запись. Имя владельца не переспрашивает.

Что ещё ИИ берёт из ВетАИС:

• смены врачей на две недели вперёд, обновление каждые 30 минут: отвечает, когда и в какой клинике принимает нужный врач;
• цены из прайса: прививки, чипирование, анализы, груминг, выезд на дом;
• записи клиента: на «мне звонили» или «когда я записан» называет его запись.

Клиент

Мне от вас звонили, я не успела взять трубку.

ИИ-администратор

Вижу вашу запись на завтра в половине шестого — скорее всего, звонили по ней. Придёте?

Клиент

Ой, завтра не получается. Можно на субботу?

ИИ-администратор

Поняла, перенести на субботу. Передала администратору — он подберёт время и перезвонит, чтобы перенести запись.

Что ИИ кладёт в ВетАИС. Каждую заявку — строкой в дневник: в отдельную дорожку и во вкладку «Календарь → По врачам», где работают администраторы. В строке — владелец, питомец, повод, удобное время. Администратор открывает дневник — заявка уже там, остаётся подтвердить время. С 24 сентября так легли все заявки, кроме одной: в ту минуту пропала связь с программой клиники. Повторный звонок того же человека за день не создаёт дубль.

Если у вас другая программа учёта. Заявки приходят в рабочий чат клиники в MAX или Telegram — так работают наши клиники-стоматологии.

Данные. ВитаAI обрабатывает данные клиентов клиники по её поручению: клиника остаётся оператором персональных данных. Данные хранятся в России и за границу не передаются; запись разговора удаляется через 14 дней.

Как подключали

От клиники: доступ к кабинету облачной АТС, прайс приёмов и список врачей, одно разрешение работать с ВетАИС. Всё техническое делали мы — вечером после закрытия, без участия сотрудников. Администраторам — инструкция на 4 страницы.

Настройка — каждый день. Каждый разговор мы разбираем на следующий день. За первый месяц — 75 правок разговора, справочник ИИ вырос с 45 до 69 услуг. Просьбы администраторов выполняли сразу: попросили напоминать новым клиентам взять паспорт — ИИ напоминает; попросили видеть заявки во вкладке «По врачам» — в тот же день заявки появились там.

Что дальше

Клиника продолжила работу после первого месяца. Разбор каждого разговора и правки идут дальше.

Следующий сценарий, который можно включить: ИИ сам перезванивает тем, кто положил трубку раньше, чем ему ответили. У одной из наших стоматологий он уже работает; для него АТС клиники должна сообщать о пропущенных звонках.

Кому это подойдёт

• Администраторы не всегда успевают взять трубку: в пик, утром, в выходные.
• Клиника закрыта ночью, а владельцы питомцев звонят и тогда.
• Хочется, чтобы заявка сразу была в программе учёта, а не на бумажке.
• Есть администратор, который перезванивает по заявкам в тот же день.